Дорогие партнеры,
за время пандемии многие уже успели освоить онлайн форматы проведения мероприятий, но кому-то только предстоит организовать онлайн мероприятие впервые.
Компания «Демлинк» за последние 2 года наработала богатый опыт проведения различных онлайн мероприятий: конференции (до 1500 чел.), семинары, тимбилдинги, тренинги и многое другое.
Поэтому, в помощь вашим будущим онлайн мероприятиям мы предлагаем вашему вниманию сводный материал, в котором отражены основные моменты при подготовке онлайн мероприятий.
Наша задача - быть для вас профессиональным помощником в ваших проектах и совместно провести любое мероприятие на самом высшем уровне и с отличным результатом.
Мы выделяем следующие форматы проведения онлайн мероприятий, а именно:
1. Онлайн.
2. Онлайн + офлайн спикеры (в записи или вживую).
3. Онлайн + офлайн спикеры и частично зрители (гибрид).
При формировании вашего технического задания, пожалуйста обратите внимание на следующие позиции для составления сметы:
- только онлайн (платформа)?
- студия для спикеров/гостей?
- только отель или иная площадка?
Если нужна студия или отель, то уточнить расположение.
Если необходим креатив, то в каком объёме (концепция, написание конкурсов или активностей)
- видео и графический пакет (титры, заглушки, изображение на экран)
- визуальные материалы (приглашение на конференцию, баннеры на сайт, рассылки)
- печатные материалы (печать баннеров, открыток, наклеек, бейджей)
- подарочные наборы и прочее брендирование.
- Какие опции необходимы? (трансляция, чат, голосование, вопрос спикеру, подключение удалённых спикеров – будут ли иностранные участники с подключением из России, с подключением из-за рубежа?, необходимо ли будет выводить зрителей в эфир - будет ли это запланировано или необходимо иметь возможность подключения в любое время по желанию? Возможно - звонок зрителю (заранее записанный/ в реальном времени), синхронный перевод.
- В зависимости от формата мероприятия определить нужна ли профессиональная съемка? В зависимости от формата мероприятия запросить список технического оборудования.
- Загрузка материалов в специальное приложение (расписание конференции, презентации спикеров и пр.), страница с информацией о спикерах, проведение квиза, дополнительные страницы для креативных составляющих (страница рейтинга, страница фото и флешмоба, магазин с подарками и пр.)
· Видео и графические материалы. Количество предоставляемых материалов на выбор, количество правок и срок согласования, срок обновления с учётом правок со стороны Заказчика и подрядчика.
· Изготовление. Возможна разница в цвете из-за формата и материалов, на которые наноситься логотип и KV (Key Visual - ключевой рекламный образ мероприятия ) (электронный баннер или печатный). Необходимо продумать все материалы, размеры, форматы и места, где будет транслироваться KV мероприятия, чтобы всё было в едином стиле.
Заказчику необходимо представлять референсы желаемого результата или материалы с прошлых конференций, при наличии, для понимания подрядчикам какой конечный результат хочет увидеть Заказчик. Предоставить гайдлайны.
· Задержка в трансляции, плохой интернет. Такой недостаток может сказаться при синхронном переводе, подключении удалённых спикеров, при проведении активности со зрителями (квиз, опрос, голосование и пр.). Обращать внимание на характеристики интернета.
· Подключение удалённых участников и съемка/запись. Необходимо провести ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ТЕСТ!!! Спикер должен выйти в эфир из того места/площадки, студии/офиса и тд. и с того оборудования (ноутбук, гарнитура и пр.), с какого он планирует подключаться в эфире. Съемка и запись производится с помощью профессиональных студий и специалистов.
· Регистрация и тест платформы. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ТЕСТ!!! На первый технический звонок необходимо подключить команду службы безопасности и IT со стороны Заказчика, чтобы проговорить все детали. Заказчик должен провести тест совместно с подрядчиками для уточнения технических параметров и ограничений, которые действуют в компании.
· Перед началом мероприятия, за несколько дней для всех участников необходимо провести тестирование платформы. Желательно, чтобы список участников был подан до начала теста и после тестирования не вносились изменения.
· Репетиция. ОБЯЗАТЕЛЬНО! Каждое мероприятие и площадка уникальны. Спикеру необходимо привыкнуть к студии и техническому персоналу. Необходимо проверить презентацию, видео и другие материалы, а также освоить процесс переключения.
Мы очень надеемся, что наши краткие рекомендации по организации онлайн мероприятий вам пригодятся в вашей работе.
Запросы на расчет мероприятий, пожалуйста, направляйте по адресу:mice@demlink.ru